Yleiskuva pivotilla

Suurten tietomäärien käsittely Excelissä Pivot-taulujen avulla

Tähän blogiin liitetyssä videossa käydään lävitse esimerkki suuren tietomäärän käsittelystä. Videossa tutustutaan pivot-taulun luomiseen ja tehdään sen pohjalta myös kuvaaja. Kuvaajien luomisesta on vähän enemmän tietoa tässä Swayssä.

Seuraavaksi siis video Pivoti-taulukon tekemisestä:

 Muistilista videosta

• Aloitus-->Muotoile taulukoksi 
• Sopii datalle, jossa tiedot sarakkeittain ja yhteen liittyvät tiedot aina yhdellä rivillä
• Saadaan taulukolle muotoilu ja mahdollistetaan sarakkeille suodatus ja lajittelu
• Lisää --> Pivot-taulukko (tai Pivot-kaavio, jolloin saadaan heti kuvaaja mukaan kuvioihin)
•  Pivot-taulukon sisältö luodaan tämän jälkeen raahaamalla tietokenttiä oikeisiin lokeroihin. Kuvassa esimerkiksi Vuosi on raahattu RIVIT-lokeroon. Asioita voi kokeilla ja niiden paikkaa voi vaihdella ja tarpeettomia tietoja voi tarvittaessa poistaa Pivotista.
• SUODATTIMIEN avulla voidaan näytettävä/käsiteltävä data rajata (voit myös kokeilla rajaukseen: PIVOT-TAULUKKOTYÖKALUT/ANALYSOI/Lisää osittaja)
• RIVIT-lohkoon tuodut tiedot toimivat otsikoina ja riveillä näytettävä tieto jaetaan tämän tiedon mukaan. RIVIT-lohkoon voi tiputtaa useammankin kentän tarpeen mukaan. Esimerkiksi tähän voisi Vuosi-kentän alapuolelle tuoda ARVIOPVM-kentän, jolloin Vuosi-otsikon vasemmalle puolelle tulisi +/- -painike ja esimerkiksi vuoden 2015 avaaminen + -painikkeesta näyttäisi kaikki arviointipäivät siltä vuodelta ja tiedoista voisi lukea kulloisenakin arviointipäivänä annetut opintopisteet.
• SARAKKEET-lohko sisältää sitten vastaavasti sarakeotsikot. Niitäkin voi olla useampia sisäkkäisiä. Sekä rivi- että sarakeotsikoidenkin perusteella näytettävään dataan voidaan tehdä suodatusta (Sarakeotsikot/Riviotsikot -pudotusvalikosta).
• ARVOT-lohkoon tuodaan sitten näytettävä data. Esimerkissä se on LAAJ, joka pitää sisällään kunkin arvioidun suorituksen opintopistemäärän. Näytettävän arvon kanssa on oltava tarkkana, että näytetään oikeaa asiaa. Esimerkiksi videolla Excel asetti oletuksena LAAJ-kentälle näytettäväksi Määrän, eli taulukossa näytettiin arvioitujen suoritusten lukumäärä. ARVOT-lohkossa kyseisen kentän alasvetovalikosta voidaan valita Arvokentän asetukset ja sieltä valitaan Arvokentän laskentaperusteeksi Summa.