Yleiskuva pivotilla

Suurten tietomäärien käsittely Excelissä Pivot-taulujen avulla

Tähän blogiin liitetyssä videossa käydään lävitse esimerkki suuren tietomäärän käsittelystä. Videossa tutustutaan pivot-taulun luomiseen ja tehdään sen pohjalta myös kuvaaja. Kuvaajien luomisesta on vähän enemmän tietoa tässä Swayssä.

Seuraavaksi siis video Pivoti-taulukon tekemisestä:

 Muistilista videosta

• Aloitus-->Muotoile taulukoksi 
• Sopii datalle, jossa tiedot sarakkeittain ja yhteen liittyvät tiedot aina yhdellä rivillä
• Saadaan taulukolle muotoilu ja mahdollistetaan sarakkeille suodatus ja lajittelu
• Lisää --> Pivot-taulukko (tai Pivot-kaavio, jolloin saadaan heti kuvaaja mukaan kuvioihin)
•  Pivot-taulukon sisältö luodaan tämän jälkeen raahaamalla tietokenttiä oikeisiin lokeroihin. Kuvassa esimerkiksi Vuosi on raahattu RIVIT-lokeroon. Asioita voi kokeilla ja niiden paikkaa voi vaihdella ja tarpeettomia tietoja voi tarvittaessa poistaa Pivotista.
• SUODATTIMIEN avulla voidaan näytettävä/käsiteltävä data rajata (voit myös kokeilla rajaukseen: PIVOT-TAULUKKOTYÖKALUT/ANALYSOI/Lisää osittaja)
• RIVIT-lohkoon tuodut tiedot toimivat otsikoina ja riveillä näytettävä tieto jaetaan tämän tiedon mukaan. RIVIT-lohkoon voi tiputtaa useammankin kentän tarpeen mukaan. Esimerkiksi tähän voisi Vuosi-kentän alapuolelle tuoda ARVIOPVM-kentän, jolloin Vuosi-otsikon vasemmalle puolelle tulisi +/- -painike ja esimerkiksi vuoden 2015 avaaminen + -painikkeesta näyttäisi kaikki arviointipäivät siltä vuodelta ja tiedoista voisi lukea kulloisenakin arviointipäivänä annetut opintopisteet.
• SARAKKEET-lohko sisältää sitten vastaavasti sarakeotsikot. Niitäkin voi olla useampia sisäkkäisiä. Sekä rivi- että sarakeotsikoidenkin perusteella näytettävään dataan voidaan tehdä suodatusta (Sarakeotsikot/Riviotsikot -pudotusvalikosta).
• ARVOT-lohkoon tuodaan sitten näytettävä data. Esimerkissä se on LAAJ, joka pitää sisällään kunkin arvioidun suorituksen opintopistemäärän. Näytettävän arvon kanssa on oltava tarkkana, että näytetään oikeaa asiaa. Esimerkiksi videolla Excel asetti oletuksena LAAJ-kentälle näytettäväksi Määrän, eli taulukossa näytettiin arvioitujen suoritusten lukumäärä. ARVOT-lohkossa kyseisen kentän alasvetovalikosta voidaan valita Arvokentän asetukset ja sieltä valitaan Arvokentän laskentaperusteeksi Summa.

Excelin käytön aloitus

Perusjuttuja Excelistä

Ajatuksena olisi siis oppia vähän Exceliä? Ihan mukava pohja voisi olla: MVA:n Excel-kurssi jonka avulla opit vähän perusjuttuja ja näet myös jotain perusosaamisen yli meneviä juttuja joista täällä tulee opetusta mahdollisesti joskus myöhemmin :)

Täyttökahvan käyttö

Lähdetään liikkeelle täyttökahvan käytöstä. Oheista videota voi käyttää asian opiskeluun tai unilääkkeenä.

Tässä kertaukseksi/tueksi lista videossa olleista asioista:

• Täyttökahvan käyttö/solun siirtäminen
• CTRL-Z (undo)
• Oletustoiminta vasemmalla hiiren näppäimellä
• Täyttökahvavalikko hiiren oikeaa näppäintä käyttämällä:
• Kopioi
• Täytä sarja
• Kopioi muotoilu
• Kopioi ilman muotoiluja

Kaavat ja viittaukset

Oheisessa videossa esitellään yksinkertaisten kaavojen kirjoittamista soluihin ja erityyppisten soluviittausten tekemistä kaavoihin.

Videolla käsiteltyjä asioita:

• Aloitus-välilehdellä olevat yksinkertaiset funktiot (esim. summa, laske ja keskiarvo)
• Laskemalla saadun tuloksen esittäminen solussa kirjoittamalla soluun on yhtä kuin -merkki ja kaava ( esim. =1+3 näyttäisi solun arvona 4 )
• Kaavaa kirjoittaessa voidaan viittauksia muihin soluihin tehdä hiirellä napauttamalla (tai kirjoittamalla solun nimi esim. B4)
• Suhteellinen soluviittaus viittaa soluun suhteessa paikkaan, missä kaava on. Eli jos kaava kopioidaan 2 solua vasempaan, niin myös suhteelliset soluviittaukset kaavassa siirtyvät kaksi solua vasempaan.
• Viittaus voidaan kiinnittää pysty- ja/tai vaakasuunnassa laittamalla $-merkki (Alt Gr + 4) sarake- ja/tai rivitiedon eteen viittauksessa (esim. $B$4 tai $B4 tai B$4) 
•  F4-näppäimellä voidaan vaihtaa valitun viittauksen kiinnityksiä

Wordin tekstityylit palvelukseen

Valjasta Wordin voima käyttöösi

Miten teet Wordissä otsikon? Miten otsikoiden numerointi tehdään? Täytyykö kappaleiden väliin tehdä tyhjä tila ylimääräisellä rivinvaihdolla?

Vastaukset: Helposti. Automaattisesti. Hoituu tämäkin automaattisesti jos niin halutaan.

Eli tässä kirjoituksessa tutustutaan Wordin tekstityylien käyttöön ja muokkaukseen. Asiat voi tehdä Wordissä niin, että dokumentin jatkokäyttö ja korjailu on lähes mahdotonta tai sitten asiat voi tehdä oikein ja nyt katsotaan, että mikä on oikein... Mikäli kyse on jostain kertaluontoisesta lyhyestä dokumentista, niin silloin saat tietysti säheltää ohjelman kanssa miten lystäät, mutta jos asikirja on yhtään pidempi tai sen kanssa on tarkoitus tehdä töitä myös joskus myöhemminkin, niin suosittelen muutamien Wordin käytön perusjuttujen opettelemista :)

Esimerkissä lähdetään työstämään dokumenttia käyttäen Wordin oletustyylipohjaa. Asiakirjaa voidaan kirjoittaa ensin välittämättä sen kummemmin muotoiluista. Käytetään vaan otsikoissa tyylinä Koti-valintanauhan tyylejä tarpeen mukaan, eli normaalille tekstille Normaali-tyyliä ja otsikoille Otsikko-tyylejä. Muihin tyyleihin ei vielä puututa, mutta niitä voi tehdä vaikka itse lisää tarpeen mukaan.

Yritetään myös pitää kaikenlaiset manuaaliset muotoilut minimissään. Vältetään esimerkiksi tyhjiä rivinvaihtoja, jotka saattavat myöhemmin kuitenkin aiheuttaa ongelmia ja korjattavia kohtia.

Otsikoihin voi laittaa numeroinnin päälle heti alkumetreillä. Otsikkojen numeroinnille on oma valintansa Aloitus-valintanauhan Monitasoinen luettelo -valikossa.

Jos Wordin tarjoama perusmuotoilu alkaa liikaa nyppimään, tai muuten sinua jo polttelee ajatus nähdä tuotostasi lähempänä lopullista ulkoasuaan, niin on aika lähteä muokkaamaan tyylejä. Alapuolen kuvassa on painettu hiiren oikeaa näppäintä Otsikko 1 -tyylinapin päällä. Aukeavasta valikosta voidaan nyt valita Muokkaa.

Muokkaa tyyliä -ikkunassa pääsee Muotoile-valikon kautta.
tekemään jo joitain perusasetuksia tyyliin. Voit esimerkiksi vaihtaa käytettyä fonttia, fontin kokoa, rivitystä yms. Tarkemmin asioihin pääsee vaikuttamaan kuitenkin ikkunan vasemmassa alalaidassa olevan

Kuvassa alla näkyy teksti, jota käytin esimerkkinä kirjoittaessani tämän blogin loppuun. Sitä voi verrata blogin lopussa olevaan versioon.

Muotoile-valikon Fontti-valinta avaa Fontti-ikkunan, josta siis pääsee muokkaamaan tyylissä käytettävää kirjasinta. Olen nyt tätä kautta valinnut päätason otsikkotyyliin asetuksen Kaikki isolla.

Kappale-asetuksissa voidaan määritellä tasusta, sisennystä ja välistystä. Esimerkiksi kuinka iso väli jätetään ennen ja jälkeen tällä tyylillä kirjoitettua tekstiä. Tekstin käsittely -välilehdellä on lisää valintoja. Sieltä saa esimerkiksi päälle vaihtoehdon, että kyseinen tyyli alkaa aina uudelta sivulta. Tämä voisi tulla kysymykseen esimerkiksi juurikin pääotsikkojen kanssa. Eli jos halutaan, että uusi pääotsikko alkaa aina puhtaalta sivulta, niin sen saisi päälle tuolta.

Esimerkissä Normaali-tyylille on laitettu tasaus päälle kumpaankin reunaan.

Koska laitoin Normaali-tyylille päälle tasauksen kumpaankin reunaan, niin joistain tekstiriveistä saattaa tulla suurivälisiä ilman tavutusta. Käsin tavuviivoja EI SAA laittaa. Ne jäisi-vät kui-ten-kin kummitte-lemaan tekstin sekaan. Käytä siis Sivun asettelu -välilehdeltä löytyvää Tavutus/Automaattinen tavutus vaihtoehtoa.

Lopuksi vielä esimerkkinä käyttämäni tekstipätkä uudistettujen tyylien kanssa.

Osanvaihto ja sivunumerointi, olkaa hyvä!

Miten sainkaan sivunumeroinnin alkamaan vasta sisällysluettelon jälkeen?

Erilaisiin tarpeisiin on usein olemassa valmiita mallipohjia. Esimerkiksi oppilaitokset tarjoavat valmiin mallipohjan opinnäytteen tekemistä varten. Joskus voi kuitenkin tulla vastaan tilanne, että homma pitää hoitaa itse, tai sitten onnistuu tuhoamaan käyttämästään mallista siihen rakennetun sivunumeroinnin ja homma pitää korjata.

Erityyppinen sivunumerointi (tai numeroimattomuus) saadaan aikaan osanvaihdon avulla. Osanvaihto tehdään siirtämällä kursori sen sivun loppuun, jonka jälkeen sivunumeroinnin tyylin halutaan vaihtuvan. Sitten Sivun asettelu -välilehdeltä löytyy Vaihdot-valikko, josta valitaan Osanvaihto ja tässä esimerkissä Seuraava sivu (sen takia kursori siis edellisen sivun loppuun).

Sivunumerointi on sivun ylä- tai alatunnisteessa joten kaksoisnäpäytetään vaikka kakkososan ylätunniste auki. Kuvassa näkyy osan 1 alatunniste (Footer Section 1) ja osan 2 ylätunniste (Header Section 2). Esillä on Ylä- ja Alatunnisteen Muotoilu-valintanauha ja siinä näkyy kakkososan ylätunnisteelle aktiivisena painike Linkitä edelliseen. Samaten kakkososan ylätunnisteen oikeassa alareunassa on teksti Sama kuin edellinen. Tämä tarkoittaa, että osat seuraavat toisiaan. Eli jos kakkososaan määritellään sivunumerointi, niin sama sivunumerointi ilmestyy myös ykkösosaan. Tämä yhteys pitää katkaista. Paina siis Linkitä edelliseen -painike pois päältä jolloin Sama kuin edellinen -teksti häviää.

Nyt voidaan lisätä sivunumerointi. Pysytään osan 2 ylätunnisteessa ja valitaan Sivunumero joko Muotoile-valintanauhan vasemmasta päästä tai sitten Lisää-valintanauhalta, kuten kuvassa. Olen kuvassa valitsemassa yksinkertaista numerointia sivun oikeaan reunaan. Tämä siis tarkoittaa, että numero tulee ylätunnisteeseen nuolen osoittamaan paikkaan ja nuolen alapuolella oleva soikio on vain näyttämässä sitä, että siinä on vain tyhjää, ei enää Sama kuin edellinen -tekstiä :)

Nyt asiakirjan sivunumerointi alkaa vasta osasta kaksi, mutta myös osan yksi sivut lasketaan mukaan. Samantyyppisellä taktiikalla voidaan lisätä myös vaikka roomalaisilla numeroilla numeroitu osuus alkuun ja taas eri osa liitteille loppuun. Ja kaikesta selvittiin ilman saksia ja liimaa :)

Postin edelleenlähetys

Postit toiseen osoitteeseen Outlook.com -osoitteesta

Postien välittämisen toiseen osoitteeseen saa päälle asetuksista. Siellä Sähköposti-asetuksissa Tilien alla on Edelleenlähetys. Edelleenlähetys voidaan asettaa päälle ja antaa kohdesähköpostiosoite. Oletuksena viestit poistetaan samalla Outlook.com -postilaatikosta, mutta halutessa voidaan laittaa Edelleenlähetettyjen viestien kopiot säilytetään -valinta päälle.

Huomioithan, että hommaa ei kannata yrittää kahdensuuntaiseksi. Eli kohdeosoitteesta ei sitten enää mitään edelleenlähetyksiä, ettei päädytä mihinkään internetin kaataviin ikiliikkujaposteihin :P

Näyttävyyttä esityksiin

PowerPoint hallintaan

Joudutko aina joskus raapaisemaan kokoon jonkun esityksen? Sitten mahdollisesti omaa vuoroasi odottaessasi ihailet muiden upeita esityksiä ja häpeät omaa tekelettäsi jo valmiiksi? No, ei se mitään - yksinkertaisuus voi olla tehokeino. Ainakin jos esittämäsi asia sitten puhuu puolestaan. Nykypäivänä esimerkiksi käsinkirjoitetut kalvot ja piirtoheitin voi olla melkoinen eksootisuus ja pystyt sillä erottautumaan massasta :) . Mikäli kuitenkin haluat edes joitain näyttäviä elementtejä esitykseesi, niin tässä muutama helppo vinkki.

Teema

Mikäli teet esityksiä vain yritykselle ja käyttäen yrityksen esityspohjaa, voit ohittaa tämän kohdan. Mikäli sinun tehtäväsi on tehdä yritykselle esityspohja, tai haluat muuten tehdä oman teeman, niin lue tämä ja lue sitten aiempi postaukseni teeman luonnista :)

 Kun PowerPointilla lähdetään luomaan uutta esitystä, tarjotaan alussa muutamia mallipohjia. Mikäli olet aiemmin käyttänyt jotain malleja, nousevat ne tähän tarjottimelle mukaan. Mikäli on etsimässä jotain erityistä, tai muuten vaan seikkailunhaluinen, niin voi etsiä myös netissä tarjolla olevia online-malleja ja teemoja.

Mikäli PP on sinulle täysin uusi tuttavuus, niin huomaa myös tarjolla oleva Take Tour -mahdollisuus.

Toistaiseksi lähden liikkeelle helpoimmalla ratkaisulla (yllätys?) ja napsautan kohtaa Tyhjä esitys

Rakenne-välilehdellä on tarjolla erilaiset MS Officen perusteemat ja mahdolliset koneelle tallentamasi omat teemat. Olen valinnut teemoista listan viimeisen. Perusteemoista on kuitenkin suoraan tarjolla useita variaatioita (tässä esimerkissä sininen, vihreä, punainen ja oranssi versio) lisäksi ympäröidystä nuolinäppäimestä voidaan valita useista värimalleista (tai suunnitella oma), Käytettyjä fontteja voidaan vaihtaa, objektien oletustehosteet voidaan määrittää ja vaikuttaa käytettyyn taustatyyliin. Itse olen vaihtanut värimallia ja vaihtanut oletusfonttia (senkin jälkeen kun otin tässä näkyvän kuvan).

 Lisää-välilehti

Esitystä laadittaessa ehdottomasti vierailemisen arvoinen paikka on Lisää-välilehti. Täältä saat kaikenlaista näyttävyyttä esitykseesi.

Seuraavassa listassa on pääpiirteittäin Lisää-välilehden sisällöstä lyhyt kuvaus. Joitain asioita käsitellään listan jälkeen hieman tarkemmin:

• Taulukko - tekstitaulukon lisääminen, mielenkiintoisempaa on Excel-taulukon liittäminen esitykseen objektina...
• Kuvia voidaan tuoda tietokoneelta, verkosta tai kaapata näyttökuva lennosta
• Muodoista löytyy erilaisia yksinkertaisia muotoja joita voidaan ryhmitellä isommiksi kokonaisuuksiksi ja lisätä vaikka tekstiä muotojen sisälle.
• SmartArt on kokoelma valmiiksi yhdistettyjä muotoja ja tekstikenttiä, joilla saa helposti rakennettua erilaisia näyttäviä pieniä organisaatiokaavioita, matriiseja, prosessikaavioita ja muuta kivaa. Ehdottomasti tutustumisen arvoinen ominaisuus.
• Kaavio antaa luoda lennosta jonkun yksinkertaisen numeerisen tiedon visualisointia. Jälleen valmiin kaavion tuonti suoraan Excelistä on paljon mielenkiintoisempi ratkaisu.
• Kaupasta voi käydä lataamassa/ostamassa pieniä Officelle tehtyjä sovelmia omaan käyttöön.
• Hyperlinkki ei varmaan selittelyjä kaipaa?
• Toiminto-toiminnolla :) voit määrittää jonkun esityksessäsi olevan objektin toimimaan linkkinä tai vaikka käynnistämään jonkin sovelluksen (toimii ainakin niin kauan kuin esitys pidetään samalla koneella ja samassa ympäristössä, missä laadittiinkin).
• Tekstiruutu - Tarvitset lisää tilaa kirjoituksillesi? Toimisiko mahdollisesti Asettelun muuttaminen Aloitus-välilehdeltä?
•  Ylä- ja alatunniste - Oma nimmari diojen alalaitaan laadun takeeksi :)
• WordArt - mikäli sinulla on tarvetta jollekin tyylitellylle tekstinpätkälle
• ja vähän vielä muuta...

 SmartArt

Oheisessa diassa on esimerkki lisätystä SmartArt-objektista. Kyseisillä objekteilla voidaan siis helposti visualisoida esitettävää asiaa ja pienellä säädöllä niistä saa myös näyttäviä pikku elementtejä esitykseesi. Olen lisännyt diaan myös normaalin aamunaamani (aika pienenä, ettei kukaan pelästy). Kaikkien näiden hienojen lisukkeiden kanssa on kuitenkin syytä aina pitää mielessä, että liika tavara pilaa dian ja saa aikaan ähkyn. Yritä pitää diasi siis avarina ja yksinkertaisina.

Objektien ryhmittäminen

Kuvassa on Lisää-välilehdeltä tuotu esitykseen aurinko ja pilvi ja muotoiltu niitä mieleisiksi. Sitten pilvi on siirretty osittain auringon eteen. Koska haluan näiden kahden objektin pysyvän toisiinsa nähden tässä samassa asemassa, niin olen Ryhmittänyt ne Muotoile-välilehdeltä löytyvällä toiminnolla. Samalla välilehdellä on myös toiminnot objektien siirtämiseksi eteen- ja taaksepäin dialla. Tämä tarkoittaa sitä, että mikäli aurinko olisi piirretty vasta pilven jälkeen, olisi se pilven päällä, mutta Siirrä taaksepäin -toiminnolla aurinko olisi saatu siirtymään oikeaan paikkaansa pilven taakse.
Samassa kuvassa on myös näkyvissä Excelistä tuotu yksinkertainen taulukko. Taulukko on kopioitu leikepöydälle Excelissä ja liitetty PowerPointiin Aloitus-välilehden Liitä-napin pudotusvalikosta löytyvällä Liitä määräten/Objekti: Microsoft Excel -laskentataulukko -toiminnolla. Tällä tavalla tuodun taulukon kaksoisnapauttaminen aukaisee PowerPointiin pienoisexcelin, joka mahdollistaa alkuperäisten lukujen muokkaamisen niin, että syötetyt kaavat kuitenkin toimivat ja hoitavat hommansa.

Animaatiot-välilehti

 Dian sisältöä voidaan elävöittää pienellä liikkeellä. Joissain tapauksissa animoinnilla voidaan myös havainnollistaa asioita. Animaatioiden avulla dian objekteja voidaan tuoda esille, häivyttää tai korostaa jollain tavoin. Yksinkertaisimmillaan animointi tarkoittaa esimerkiksi tekstikentän valitsemista ja sitten jonkin sopivan sisääntuloanimaation valitsemista listasta. Tämä aiheuttaa sen, että asiakohdat tulevat esitettäessä valitulla tavalla näkyviin yksi kerrallaan hiirtä painettaessa.

Kuvan esimerkissä on tekstin animoinnin lisäksi valittu myös SmartArt-objekti ja animoitu myös se. Oletuksena kyseinen objekti animoitaisiin yhtenä kokonaisuutena, mutta koska halusin siihenkin tulevan kuusikulmioita vain pari kerrallaan (yhdessä tekstirivien kanssa), niin juduin vaihtamaan animointitarkkuutta kyseiselle objektille Tehosteasetukset-napista. Animaatioruutu-napista sain esiin oikeassa laidassa olevan listauksen dian animaatioinneista. Tätä listaa apuna käyttäen saatoin raahata animoinnit oikeaan järjestykseen ja määritellä niiden käynnistymistavan. Eli "Meinasin laittaa..." -teksti tulee näyttöön ekalla hiiren painalluksella. Samaan aikaan sen kanssa tulee näkyviin myös kolme kaaviokuvan osaa. Toisella painalluksella tulee teksti: "Tärkein homma..." ja kolme seuraavaa kaaviokuvan osaa jne.

Esitettäessä asiat siis tulevat dialle paloittain.

Siirtymät-välilehti

Se miten diad vaihtuvat, määritellään Siirtymät-välilehdellä. Täältä valitaan käytettävä tehoste kyseiseen diaan siirryttäessä. Välilehdeltä löytyy myös Käytä kaikissa -nappi, jolla sama (tai satunnainen) siirtymä saadaan kaikille dioille. Dian tuloanimaatiota esittää tähti dian numeron alapuolella dialistauksessa.

Siirtyminen seuraavaan diaan kannattaa pitää esittämistä varten vaihtoehdossa Napsautettaessa hiirellä. Jälkeen-vaihtoehto tarkoittaa siirtymistä seuraavaan diaan tietyn ajan jälkeen. Tämä on käytännöllinen automaattisesti pyörivissä esityksissä, mutta mikäli kyseessä on ihmisen pitämä esitys, niin moinen asetus saattaa aiheuttaa ylimääräistä hikoilua ja asiaankuulumatonta hilpeyttä yleisössä.

Osaamista esittämiseen

Diat kasassa joten homma on hallussa? No, vielä ne varmaan jonkun pitäisi esittää. Esiintymistaidon kursseilla yms. varmaan käydään normaaleja esiintymiseen liittyviä asioita lävitse (älä puhu dioillesi selkä yleisöön päin, älä vain lue diojasi jne.), mutta muutama vinkki ihan vain työkalusta.

Hiiren painiketta napsauttamalla tosiaan pääsee esityksessä eteenpäin, mutta voit käyttää eteenpäin siirtymiseen myös Enter, välilyönti, tai Nuoli oikealle -näppäintä. Vastaavasti Nuoli vasemmalle -näppäimellä pääset peruuttamaan. Esc-näppäimellä saat lopetettua esityksen. Hiiren vasen näppäin antaa käyttöösi valikon, johon pääset myös esityksen vasemmassa alakulmassa olevilla piiloutuvilla napeilla.

Näitä vasemmalta alhaalta löytyviä nappeja ovat:

• Nuolinäppäimet esityksessä siirtymistä varten
• Kynä-valikko (avattuna) josta voit valita käyttöösi erilaisia kyniä ja eri värejä esityksesi päälle piirtämistä varten (voit myös tallentaa raapustuksesi esityksen lopussa)
• Dialajitelma josta pääset nopeasti hyppäämään haluamaasi diaan (käyttökelpoinen esimerkiksi esityksen lopuksi, jos yleisöstä jollakulla on kysymys liittyen johonkin esityksessä olleeseen diaan)
• Suurennuslasi, jolla osa diasta voidaan suurentaa paremmin nähtäväksi
• ... -valikko, josta voidaan esimerkiksi pimentää esitys hetkeksi tai päättää esitys.

 Loistavia esityksiä kaikille ja muistakaa nauttia :)

Mikäli jossain vaiheessa tarvitset lisää toiminnallisuutta esityksiisi tai sinun pitää laatia itsenäisesti katsottavia, mutta selostettuja esityksiä, niin kannattaa tutustua Microsoftin ilmaiseen PowerPointin lisäosaan OfficeMix:iin. Siitä opastusvideo täältä: https://mix.office.com/watch/nhgtwfhtxzke

Oman teeman luonti PowerPointissa

  Persoonalliset pohjat esityksiin

Haluatko erottua massasta persoonallisilla teemoillasi, tai onko esimerkiksi työpaikallasi tarvetta luoda yritykselle räätälöity esityspohja? Tässä kirjoituksessa näytetään joitain asioita, joilla pääset alkuun oman teeman luonnissa.

Tässä esimerkissä on lähdetty liikkeelle tyhjästä pohjasta, mutta mikäli jokin olemassa oleva teema on lähellä sitä, mitä itse haluat, niin kannattaa valita kyseinen teema ja lähteä muokkaamaan kyseistä teemaa. Teeman perustyyliä pääsee muokaamaan Näytä-valikon Dian perustyyli -napista.

Perustyyliä muokkaamaan

Kun dian perustyylin muokkaus on käytössä, niin vasemmassa reunassa ei ole yksittäisiä dioja, vaan eri rakenteisia dioja, joista valitaan se rakenne johon kohdistetaan muutoksia.

Lähdetään liikkeelle vaikka diojen taustasta. Perustyylidia-valintanauhalta löytyy valikko Taustatyylit. Tässä esimerkissä valikosta on valittu kohta Muotoile taustaa.

Muokkaamaan diojen taustaa

Taustanmuokkauksen valintoja

Kuvassa on lähdetty muokkaamaan otsikkodiarakenteen taustaa. Olen valinnut täyttöön tiedostosta valittavan kuvan. Kuvan säätöön on moniakin vaihtoehtoja, mutta tässä on vain vähän haalistettu alkuperäistä kuvaa lisäämällä läpinäkyvyyttä. Eri rakenteissa voitaisiin vaikka kaikissa käyttää erilaista taustaa, mutta tässä olen painanut Käytä kaikissa -painiketta, joka kopioi määritellyn taustan käytettäväksi kaikissa rakenteissa.

Rakenteiden muokkauksessa käytettävissä kaikki tutut vaihtoehdot

Rakenteiden muokkauksessa ovat käytössä myös samat toiminnot, kuin tavallisen esityksenkin teossa. Nyt vaikutukset vain kohdistuvat teemaan, eli esityksissä käytettävään pohjaan. Jos esimerkiksi haluan muuttaa tekstikentissä oletuksena käytettävää kirjasinta, niin valitsen kyseisen tekstin ja voin käyttää Aloitus-valintanauhalla olevia Fontti-työkaluja. Eli kuvassa olen valinnut otsikkodian pääotsikon Muokkaa perustyyl. napsautt. -tekstin ja vaihtanut kirjasintyyliä ja laittanut lihavoinnin päälle.

Muokata voidaan myös mm. alueiden sijoittelua, kuten seuraavan kuvan otsikon sijainnista näkyy.

Alatunnisteen lisääminen esityspohjaan

Mikäli halutaan sama alatunniste oletuksena käyttöön kaikissa dioissa, niin se kannattaa tehdä Lisää-valintanauhan Ylä- ja alatunniste -toiminnolla. Tätä kautta nimittäin on taas Käytä kaikissa -painikke käytettävissäsi, eikä alatunnistetta tarvitse täten tehdä jokaiseen rakenteeseen erikseen. Turhia rakenteita voi toki teemasta poistaa, tai sitten niitä voi tehdä lisää tarpeen mukaan.

Kuvan siirtäminen taustalle

Lisää välilehdeltä voit lisätä tarvittaessa rakenteeseen myös esimerkiksi kuvan. Tämä saattaa tulla tarpeeseen, jos dioihin halutaan esimerkiksi lisätä yrityksen logo johonkin kohtaan. Mikäli kuva lisätään, niin kuvan päällä oikealla hiiren näppäimellä avautuvasta valikosta tai Kuvatyökalut/Muotoile -valintanauhasta Siirrä taaksepäin -kohdasta kuva täytyy siirtää taakse, jotta diaan lisättävät tekstit yms. tulevat varmasti kuvan päälle, eivätkä jää sen taakse piiloon. Myös kyseisen valintanauhan Säädä-työkalut ovat tässäkin kohtaa käyttökelpoisia. Sieltä voit Väri-kohdasta määritellä kuvaan läpinäkyvän värin tai Poista tausta -toiminnolla saat "läpinäkyväksi" myös kirjavamman taustan.

Kun teemasi on valmis, voi sen tallentaa. Perustyylidia-valintanauhan Teemat-valikosta. Mikäli kyse on omasta koneestasi ja käytät teemaa kyseisellä koneella, niin voit tallentaa teeman oletussijaintiin ja se löytyy teemavalikoimasta uutta esitystä tehtäessä. Mikäli teemaa on tarkoitus käyttää laajemmin, tai teet teeman esimerkiksi koulun koneella, niin sen tallennuspaikan voi valita tarkoituksen mukaan. Kaksoisnapauttamalla tällaista tallennettua teemaa aukeaa uuden esityksen luominen kyseisellä teemalla.



Tallennus löytyy Mukautetuista teemoista. Kun teema on ollut käytössä, nousee se Ajankohtaiset-listaukseen.
Jos teema on tallennettu omalle koneelle oletussijaintiin, niin se löytyy uutta esitystä aloitettaessa

Ja eikun testaamaan :)

Muokattu teema käytössä

 

Esimerkki pilveen tallennetun tiedoston jakamisesta

Tiedostot OneDrivessä, käyttö moodlen kautta

Itse koen moodlen tiedostojen pitämisen ajantasalla vähän rasittavana. OneDriven avulla asiaa voi vähän helpottaa; Tiedostot voidaan ylläpitää OneDrivessä ja niihin tarjotaan pääsy moodlen tai jonkin muun palvelun kautta.

Näissä esimerkeissä jakopisteenä on moodle ja jaetaan yksi tiedosto vain katseltavaksi ja yksi

muokattavaksi. Nämä jaot tehdään OneDrive for Business -tililtä. Henkilökohtainen OneDrive on ainakin sinänsä eri juttu, että sieltä saa tehtyä jakolinkin myös kansioon. Eli henkilökohtaiselta OneDriveltä voit jakaa esimerkiksi jonkun kansion valokuvia vaikkapa Facebook-seinällesi.

Mikäli OneDrive for Business on synkronoituna koneellesi, niin voit tietysti aloittaa jakamisen Resurssienhallinnan kautta. Kuvassa vihreällä merkitty Share with -vaihtoehto antaa vain henkilön nimellä tapahtuvan jakamisen käyttöön. Tiedoston päällä oikealla hiiren näppäimellä avautuva ponnahdusvalikko sisältää myös OneDrive for Business - Share... -valinnan ja tämän vaihtoehdon valitseminen itse asiassa käynnistää selaimen ja sinun pitää kirjautua selaimella omalle ODfB-tilillesi. Kun olet kirjautunut, niin sinulle aukeaa sitä kautta Jaa-ikkuna:

Valitse täältä Hanki linkki ja jos olet jakamassa tätä tiedostoa vain tarkastelua varten niin valitse LUO LINKKI Tarkastele-osiosta. Näkyville tulee linkki, jonka voit kopioida leikepöydälle (CTRL-C).

Nyt voit liittää (CTRL-V) linkin leikepöydältä valitsemaasi julkaisupaikkaan. Eli tässä esimerkissä Moodleen.

Tässä on näkymä Moodlesta, kun äsken tuodun lisäksi on lisätty myös muokkausoikeudella

varustettu linkki Excel-taulukkoon opiskelijoiden tekemistä tehtävistä.

Jos opiskelija nyt valitsee Merkitse tähän tekemäsi tehtävät -linkin, niin hänelle aukeaa Excel Online, jossa on Muokkaa työkirjaa -valikko. Valikosta voi valita tiedoston muokkauksen joko pilvi- tai työpöytäversiossa Excelistä. Myös esitys aukeaa linkin kautta OneDrivestä PowerPoint Onlineen. Mutta koska se oli määritelty vain tarkastelua varten, niin siinä (alkuperäisen tiedoston) muokkaus ei ole opiskelijoille mahdollista.

Mikäli haluat myöhemmin päivittää jotain näin jakamaasi tiedostoa, niin sinun tarvitsee tehdä päivitykset vain OneDrivessä majailevaan (tai synkronoinnin kautta myös omalta koneeltasi löytyvään) tiedostoon ja opiskelijoilla on välittömästi Moodlen kautta käytettävissä tämä päivitetty versio.

Ja elämä on helppoo...

Pilvi haltuun, OneDrive tehokäyttöön

Pilvipaikka haussa

Nykypäivänä kaikki haluttaisiin pilveen. Pilvi on helppo ratkaisu niin palveluntarjoajille kuin loppukäyttäjillekin. Mistä tässä kaikessa siis on kysymys? Tässä blogissa keskitytään etenkin Microsoftin OneDrive ja OneDrive for Business palveluiden esittelyyn.

Pilvipalvelu voi tarkoittaa montaa vähän erilaista asiaa. Se saattaa tarkoittaa esimerkiksi, että jokin palvelu on käytettävissä verkossa, että ohjelma tallentaa tietonsa verkkoon tai että internetistä saa käyttöönsä tallennustilaa. Tällaisia verkossa tarjolla olevia tallennustiloja ovat muun muassa Googlen GoogleDrive, Applen iCloud ja Microsoftin OneDrive.

Esimerkki tietokoneella näkyvistä tiedostosijainneista.

Windows-käyttäjän resurssienhallinnassa saattaa näkyä useita erilaisia tallennuspaikkoja tiedostoille. Esimerkkikuvassa näkyy paikallinen levy C, joka on siis itse koneessa oleva massamuisti. Siirrettäviä medioita ovat koneen optisessa asemassa oleva optinen levy ja kytketty usb-tikku. Koneessa on myös muutama verkkolevyasema. Nämä verkkolevyt voivat olla jotain kotiverkossa jaettuja levynosia tai sitten esimerkiksi työ- tai opiskelupaikan jaettuja levynkulmia. Nämä verkkolevyasemat eivät ole (yleensä) käytössä kyseisen verkon ulkopuolella. Esimerkiksi kotiverkosta ei suoraan saa yhteyttä työpaikan verkkolevyyn. Verkkolevylle saattaa kuitenkin päästä jonkun erillisen palvelun kautta tai muodostamalla VPN-yhteyden kyseiseen verkkoon. Kuvassa vihreällä on ympäröity koneelle tuodut pilvessä olevat tallennuspaikat. Koneella näyttää siis olevan Google Drive, yhteys johonkin Sharepoint-palvelimeen, (henkilökohtainen) OneDrive ja yrityksen tarjoama OneDrive for Business. Tässä blogissa käydään siis läpi näitä kahta viimeistä palvelua.

OneDrive

https://onedrive.live.com/

OneDrive on Microsoftin henkilökohtaiseen käyttöön tarkoitettu palvelu jonka saa käyttöön Outlook.com tai Microsoft -tilillä. Alussa käytössä on 15Gt tallennustilaa, mutta tallennustilaa saa lisää synkronoimalla valokuvat OneDriveen ja hankkimalla palveluun muitakin käyttäjiä. Lisää tallennustilaa voi myös ostaa ja 10€/kk hinnalla (elokuu 2015) voi myös vuokrata OneDrive & Office 365 Home -palvelun itselleen ja perheelleen (max. 5 käyttäjää, sisältäen 1Tt tallennustilaa jokaiselle ja uusimman Officen asennettavaksi viiteen laitteeseen).



OneDriveä voi ensin ajatella internetissä olevana USB-tikkuna. Sen sijaan että sinulla pitäisi olla tikku mukana päästäksesi tiedoistoihisi käsiksi, sinulla täytyy vain olla pääsy internettiin. Tämän pelkän tallennuspaikan lisäksi OneDriven kanssa on mahdollista käyttää erilaisia päätelaitteita ja jakaa tiedostoja myös muiden kanssa. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että perheen puhelimet on yhdistetty OneDriveen niin, että puhelimen kameralla otetut kuvat latautuvat palveluun aina kun puhelin on WiFi-yhteyden päässä. Tällöin esimerkiksi osan perheestä ollessa jossain matkalla, voivat perheen muut jäsenet katsella matkalaisten ottamia kuvia vaikka XBoxin kautta ja vaikka jakaa joitain kuvia tai kansioita myös sukulaisten tai tuttavien katsottaviksi. OneDriven voi ladata älypuhelimeen Play-kaupasta, Windows-kaupasta tms. Kuvassa on näkymä Android-puhelimeen ladatusta OneDrive-sovelluksesta ja miten siinä tarkistetaan asetuksista, että puhelimella otetut kuvat tallennetaan OneDriveen.

 Toiminnot



Mikäli yhtään tiedostoja tai kansioita ei ole valittuna, on normaalisti käytössä toiminnot Uusi ja Lataa palvelimeen. Uusi-toiminnalla voit luoda suoraan pilveen uuden Office-tiedoston ja Lataa palvelimeen tarkoittaa omalla koneella olevan tiedoston valitsemista ja lataamista pilveen.

Mikäli jokin tiedosto tai kansio on valittuna, niin käytössä on enemmän vaihtoehtoisia toimintoja. Samat toiminnot saa myös painamalla hiiren kakkospainiketta kyseisen tiedoston tai kansion päällä. Käydään seuraavaksi läpi tarkemmin joitain toimintoja.

Uusi

Microsoft tarjoaa OneDriven mukana myös omat toimistosovelluksensa Online-versioina. Tämä

tarkoittaa, että Officen perustoiminnot onnistuvat, vaikka koneessa ei Officea olisikaan asennettuna.

Esimerkissä on lähdetty tekemään uutta Word-asiakirjaa. Online-versio tallentaa tiedostoa itse koko ajan OneDriveen, joten näkyvillä ei ole mitään Tallenna-nappia. Tallenna nimellä kyllä löytyy Tiedosto-valikon takaa. Muokattavan asiakirjan nimen voi vaihtaa suoraan otsikkopalkin nimeä (esimerkissä Asiakirja1) napsauttamalla ja kirjoittamalla uuden nimen. Muokkauksen voi lopettaa napauttamalla OneDrive-linkkiä otsikkopalkissa tai sulkemalla kyseisen selainvälilehden.

Lataa palvelimeen

Lataa palvelimeen -toiminnolla voidaan käytössä olevalta koneelta valita tiedosto, joka ladataan OneDriveen.

Jaa

Tiedosto voidaan jakaa joko nimetyille henkilöille, eli antamalla sähköpostiosoiteet, joille tiedosto jaetaan tai sitten voidaan luoda jakolinkki, joka voidaan julkaista jossain ja kaikilla sen saaneilla henkilöillä on pääsy kyseiseen tiedostoon. Esimerkiksi suurin osa tässä blogissa olevista kuvista sijaitsee OneDrive-palvelussa ja katselulinkki niihin on tuotu tähän blogiin.

Jaettaessa voidaan päättää, että jaetaanko kyseinen tiedosto pelkästään katseltavaksi vai peräti muokattavaksi. Voit jakaa myös jonkun kasion, jolloin kaikki kyseiseen kansioon tallennetut tiedostot jaetaan myös samoin oikeuksin.

Mikäli tiedosto on jaettu, niin Jaa-napin takaa näkee aktiiviset jaot ja niitä voi muuttaa tai ne voi poistaa.

Lataa

Ladataan valittu tiedosto tietokoneelle.

Poista

Siirretään valitut tiedostot Roskakoriin.

Tiedostojen synkronointi omalle koneelle

Mikäli koneellasi ei ole tarvittavaa ohjelmaa henkilökohtaisen OneDriven synkronointiin, niin sen https://onedrive.live.com/about/en-us/download/

voi ladata osoitteesta:

Kun synkronointi on tehty, niin näet OneDrive-tiedostosi suoraan oman koneesi resurssienhallinnassa. Nyt voit käsitellä pilvessä olevia tiedostojasi aivan samaan tapaan, kuin koneellasikin majailevia. Synkronointia varten on olemassa omat versiot myös tableteille ja puhelimille.

OneDrive for Business

https://portal.office.com

OneDrive for Business on yritysten tai oppilaitosten työntekijöilleen tai opiskelijoilleen tarjoama palvelu. ODfB sisältää tallennustilan lisäksi myös Office 365 palvelun ja Officen asennuksen viiteen laitteeseen.

OneDriven käyttö on monilta osin samanlaista, kuin henkilökohtaisenkin OneDriven. Siksi kaikkia asioita ei tässä nyt käydä enää läpi vaan keskitytään eroavaisuuksiin. Tärkein ero on varmaankin käyttötarkoitus. Kun henkilökohtaisesta OneDrivestäsi voit jakaa lomakuviasi, niin ODfB on tarkoitettu työn tekoon tai opiskeluun. Huomaa myös, että mikäli työpaikkasi vaihtuu tai opiskelijana valmistut tai vaikka ilmoittaudut poissaolevaksi, niin sopimus katkeaa ja ODfB:hen tallentamasi tiedostot katoavat pilviin, ellet ole niitä muualle varmistanut.

OneDrive for Business -palvelussa on suoraan nappi synkronointia varten. Nappia painamalla OneDrive siis tekee synkronissa olevan kansion omalle koneellesi. Ota kuitenkin huomioon, että tähän pilvipalveluun mahtuu tiedostoja 1Tt edestä ja mikäli jotenkin olet saanut tuon tilan edes puolilleen, niin synkronointiyritys saattaa tukehduttaa koneesi.

Alapuolen kuvassa on Office 365 palvelun etusivu, josta OneDriveen pääsee vastaavasta napista. Tarjolla on myös paljon muita ohjelmia, joista ehkä soku toinen kerta enemmän. Tähän aloitussivulle pääsee takaisin Office 365 -linkistä. Ja pikavalikko tarjolla oleviin palveluihin löytyy aina selaimen vasemmassa yläkulmassa olevasta 3x3-ruudukko -napista. Kun synkronointi on tehty, niin tämäkin OneDrive löytyy Resurssienhallinnan kautta. Huomaa myös tilailmaisimiin ilmestyneet pilvet, joista sininen on Business-versio ja valkoinen on henkilökohtainen OneDrivesi.

Office 365:n etusivulla on myös linkki Officen asentamiseen tietokoneeseen. Eli jos sinulla on kone,

jossa ei ole Officea asennettuna, niin tätä kautta saat sen itsellesi työ-/opiskelusuhteesi ajaksi käyttöön.

Linkit ja lähteet

• https://www.microsoftvirtualacademy.com/en-US/training-courses/teacher-academy-get-more-out-of-office-online-and-onedrive-11321
• https://www.microsoftvirtualacademy.com/en-US/training-courses/onedrive-store-sync-and-share-your-personal-files-8475
• https://www.microsoftvirtualacademy.com/en-US/training-courses/onedrive-for-business-store-sync-and-share-your-work-files-8527
• https://www.microsoftvirtualacademy.com/en-US/training-courses/office-365-essentials-for-information-workers-8683
• https://onedrive.live.com/
• https://portal.office.com

hello world

Hello world!

Blogitila tilattu 19.8.2015. Tästä se säätö alkaa... Ensimmäinen varsinainen blogiteksti tulee koskemaan MS OneDriven käyttöä ja se olisi tarkoitus julkaista ensi viikon alkuun mennessä 😉.