Pilvi haltuun, OneDrive tehokäyttöön

Pilvipaikka haussa

Nykypäivänä kaikki haluttaisiin pilveen. Pilvi on helppo ratkaisu niin palveluntarjoajille kuin loppukäyttäjillekin. Mistä tässä kaikessa siis on kysymys? Tässä blogissa keskitytään etenkin Microsoftin OneDrive ja OneDrive for Business palveluiden esittelyyn.

Pilvipalvelu voi tarkoittaa montaa vähän erilaista asiaa. Se saattaa tarkoittaa esimerkiksi, että jokin palvelu on käytettävissä verkossa, että ohjelma tallentaa tietonsa verkkoon tai että internetistä saa käyttöönsä tallennustilaa. Tällaisia verkossa tarjolla olevia tallennustiloja ovat muun muassa Googlen GoogleDrive, Applen iCloud ja Microsoftin OneDrive.

Esimerkki tietokoneella näkyvistä tiedostosijainneista.

Windows-käyttäjän resurssienhallinnassa saattaa näkyä useita erilaisia tallennuspaikkoja tiedostoille. Esimerkkikuvassa näkyy paikallinen levy C, joka on siis itse koneessa oleva massamuisti. Siirrettäviä medioita ovat koneen optisessa asemassa oleva optinen levy ja kytketty usb-tikku. Koneessa on myös muutama verkkolevyasema. Nämä verkkolevyt voivat olla jotain kotiverkossa jaettuja levynosia tai sitten esimerkiksi työ- tai opiskelupaikan jaettuja levynkulmia. Nämä verkkolevyasemat eivät ole (yleensä) käytössä kyseisen verkon ulkopuolella. Esimerkiksi kotiverkosta ei suoraan saa yhteyttä työpaikan verkkolevyyn. Verkkolevylle saattaa kuitenkin päästä jonkun erillisen palvelun kautta tai muodostamalla VPN-yhteyden kyseiseen verkkoon. Kuvassa vihreällä on ympäröity koneelle tuodut pilvessä olevat tallennuspaikat. Koneella näyttää siis olevan Google Drive, yhteys johonkin Sharepoint-palvelimeen, (henkilökohtainen) OneDrive ja yrityksen tarjoama OneDrive for Business. Tässä blogissa käydään siis läpi näitä kahta viimeistä palvelua.

OneDrive

https://onedrive.live.com/

OneDrive on Microsoftin henkilökohtaiseen käyttöön tarkoitettu palvelu jonka saa käyttöön Outlook.com tai Microsoft -tilillä. Alussa käytössä on 15Gt tallennustilaa, mutta tallennustilaa saa lisää synkronoimalla valokuvat OneDriveen ja hankkimalla palveluun muitakin käyttäjiä. Lisää tallennustilaa voi myös ostaa ja 10€/kk hinnalla (elokuu 2015) voi myös vuokrata OneDrive & Office 365 Home -palvelun itselleen ja perheelleen (max. 5 käyttäjää, sisältäen 1Tt tallennustilaa jokaiselle ja uusimman Officen asennettavaksi viiteen laitteeseen).



OneDriveä voi ensin ajatella internetissä olevana USB-tikkuna. Sen sijaan että sinulla pitäisi olla tikku mukana päästäksesi tiedoistoihisi käsiksi, sinulla täytyy vain olla pääsy internettiin. Tämän pelkän tallennuspaikan lisäksi OneDriven kanssa on mahdollista käyttää erilaisia päätelaitteita ja jakaa tiedostoja myös muiden kanssa. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että perheen puhelimet on yhdistetty OneDriveen niin, että puhelimen kameralla otetut kuvat latautuvat palveluun aina kun puhelin on WiFi-yhteyden päässä. Tällöin esimerkiksi osan perheestä ollessa jossain matkalla, voivat perheen muut jäsenet katsella matkalaisten ottamia kuvia vaikka XBoxin kautta ja vaikka jakaa joitain kuvia tai kansioita myös sukulaisten tai tuttavien katsottaviksi. OneDriven voi ladata älypuhelimeen Play-kaupasta, Windows-kaupasta tms. Kuvassa on näkymä Android-puhelimeen ladatusta OneDrive-sovelluksesta ja miten siinä tarkistetaan asetuksista, että puhelimella otetut kuvat tallennetaan OneDriveen.

 Toiminnot



Mikäli yhtään tiedostoja tai kansioita ei ole valittuna, on normaalisti käytössä toiminnot Uusi ja Lataa palvelimeen. Uusi-toiminnalla voit luoda suoraan pilveen uuden Office-tiedoston ja Lataa palvelimeen tarkoittaa omalla koneella olevan tiedoston valitsemista ja lataamista pilveen.

Mikäli jokin tiedosto tai kansio on valittuna, niin käytössä on enemmän vaihtoehtoisia toimintoja. Samat toiminnot saa myös painamalla hiiren kakkospainiketta kyseisen tiedoston tai kansion päällä. Käydään seuraavaksi läpi tarkemmin joitain toimintoja.

Uusi

Microsoft tarjoaa OneDriven mukana myös omat toimistosovelluksensa Online-versioina. Tämä

tarkoittaa, että Officen perustoiminnot onnistuvat, vaikka koneessa ei Officea olisikaan asennettuna.

Esimerkissä on lähdetty tekemään uutta Word-asiakirjaa. Online-versio tallentaa tiedostoa itse koko ajan OneDriveen, joten näkyvillä ei ole mitään Tallenna-nappia. Tallenna nimellä kyllä löytyy Tiedosto-valikon takaa. Muokattavan asiakirjan nimen voi vaihtaa suoraan otsikkopalkin nimeä (esimerkissä Asiakirja1) napsauttamalla ja kirjoittamalla uuden nimen. Muokkauksen voi lopettaa napauttamalla OneDrive-linkkiä otsikkopalkissa tai sulkemalla kyseisen selainvälilehden.

Lataa palvelimeen

Lataa palvelimeen -toiminnolla voidaan käytössä olevalta koneelta valita tiedosto, joka ladataan OneDriveen.

Jaa

Tiedosto voidaan jakaa joko nimetyille henkilöille, eli antamalla sähköpostiosoiteet, joille tiedosto jaetaan tai sitten voidaan luoda jakolinkki, joka voidaan julkaista jossain ja kaikilla sen saaneilla henkilöillä on pääsy kyseiseen tiedostoon. Esimerkiksi suurin osa tässä blogissa olevista kuvista sijaitsee OneDrive-palvelussa ja katselulinkki niihin on tuotu tähän blogiin.

Jaettaessa voidaan päättää, että jaetaanko kyseinen tiedosto pelkästään katseltavaksi vai peräti muokattavaksi. Voit jakaa myös jonkun kasion, jolloin kaikki kyseiseen kansioon tallennetut tiedostot jaetaan myös samoin oikeuksin.

Mikäli tiedosto on jaettu, niin Jaa-napin takaa näkee aktiiviset jaot ja niitä voi muuttaa tai ne voi poistaa.

Lataa

Ladataan valittu tiedosto tietokoneelle.

Poista

Siirretään valitut tiedostot Roskakoriin.

Tiedostojen synkronointi omalle koneelle

Mikäli koneellasi ei ole tarvittavaa ohjelmaa henkilökohtaisen OneDriven synkronointiin, niin sen https://onedrive.live.com/about/en-us/download/

voi ladata osoitteesta:

Kun synkronointi on tehty, niin näet OneDrive-tiedostosi suoraan oman koneesi resurssienhallinnassa. Nyt voit käsitellä pilvessä olevia tiedostojasi aivan samaan tapaan, kuin koneellasikin majailevia. Synkronointia varten on olemassa omat versiot myös tableteille ja puhelimille.

OneDrive for Business

https://portal.office.com

OneDrive for Business on yritysten tai oppilaitosten työntekijöilleen tai opiskelijoilleen tarjoama palvelu. ODfB sisältää tallennustilan lisäksi myös Office 365 palvelun ja Officen asennuksen viiteen laitteeseen.

OneDriven käyttö on monilta osin samanlaista, kuin henkilökohtaisenkin OneDriven. Siksi kaikkia asioita ei tässä nyt käydä enää läpi vaan keskitytään eroavaisuuksiin. Tärkein ero on varmaankin käyttötarkoitus. Kun henkilökohtaisesta OneDrivestäsi voit jakaa lomakuviasi, niin ODfB on tarkoitettu työn tekoon tai opiskeluun. Huomaa myös, että mikäli työpaikkasi vaihtuu tai opiskelijana valmistut tai vaikka ilmoittaudut poissaolevaksi, niin sopimus katkeaa ja ODfB:hen tallentamasi tiedostot katoavat pilviin, ellet ole niitä muualle varmistanut.

OneDrive for Business -palvelussa on suoraan nappi synkronointia varten. Nappia painamalla OneDrive siis tekee synkronissa olevan kansion omalle koneellesi. Ota kuitenkin huomioon, että tähän pilvipalveluun mahtuu tiedostoja 1Tt edestä ja mikäli jotenkin olet saanut tuon tilan edes puolilleen, niin synkronointiyritys saattaa tukehduttaa koneesi.

Alapuolen kuvassa on Office 365 palvelun etusivu, josta OneDriveen pääsee vastaavasta napista. Tarjolla on myös paljon muita ohjelmia, joista ehkä soku toinen kerta enemmän. Tähän aloitussivulle pääsee takaisin Office 365 -linkistä. Ja pikavalikko tarjolla oleviin palveluihin löytyy aina selaimen vasemmassa yläkulmassa olevasta 3x3-ruudukko -napista. Kun synkronointi on tehty, niin tämäkin OneDrive löytyy Resurssienhallinnan kautta. Huomaa myös tilailmaisimiin ilmestyneet pilvet, joista sininen on Business-versio ja valkoinen on henkilökohtainen OneDrivesi.

Office 365:n etusivulla on myös linkki Officen asentamiseen tietokoneeseen. Eli jos sinulla on kone,

jossa ei ole Officea asennettuna, niin tätä kautta saat sen itsellesi työ-/opiskelusuhteesi ajaksi käyttöön.

Linkit ja lähteet

• https://www.microsoftvirtualacademy.com/en-US/training-courses/teacher-academy-get-more-out-of-office-online-and-onedrive-11321
• https://www.microsoftvirtualacademy.com/en-US/training-courses/onedrive-store-sync-and-share-your-personal-files-8475
• https://www.microsoftvirtualacademy.com/en-US/training-courses/onedrive-for-business-store-sync-and-share-your-work-files-8527
• https://www.microsoftvirtualacademy.com/en-US/training-courses/office-365-essentials-for-information-workers-8683
• https://onedrive.live.com/
• https://portal.office.com