Wordin tekstityylit palvelukseen

Valjasta Wordin voima käyttöösi

Miten teet Wordissä otsikon? Miten otsikoiden numerointi tehdään? Täytyykö kappaleiden väliin tehdä tyhjä tila ylimääräisellä rivinvaihdolla?

Vastaukset: Helposti. Automaattisesti. Hoituu tämäkin automaattisesti jos niin halutaan.

Eli tässä kirjoituksessa tutustutaan Wordin tekstityylien käyttöön ja muokkaukseen. Asiat voi tehdä Wordissä niin, että dokumentin jatkokäyttö ja korjailu on lähes mahdotonta tai sitten asiat voi tehdä oikein ja nyt katsotaan, että mikä on oikein... Mikäli kyse on jostain kertaluontoisesta lyhyestä dokumentista, niin silloin saat tietysti säheltää ohjelman kanssa miten lystäät, mutta jos asikirja on yhtään pidempi tai sen kanssa on tarkoitus tehdä töitä myös joskus myöhemminkin, niin suosittelen muutamien Wordin käytön perusjuttujen opettelemista :)

Esimerkissä lähdetään työstämään dokumenttia käyttäen Wordin oletustyylipohjaa. Asiakirjaa voidaan kirjoittaa ensin välittämättä sen kummemmin muotoiluista. Käytetään vaan otsikoissa tyylinä Koti-valintanauhan tyylejä tarpeen mukaan, eli normaalille tekstille Normaali-tyyliä ja otsikoille Otsikko-tyylejä. Muihin tyyleihin ei vielä puututa, mutta niitä voi tehdä vaikka itse lisää tarpeen mukaan.

Yritetään myös pitää kaikenlaiset manuaaliset muotoilut minimissään. Vältetään esimerkiksi tyhjiä rivinvaihtoja, jotka saattavat myöhemmin kuitenkin aiheuttaa ongelmia ja korjattavia kohtia.

Otsikoihin voi laittaa numeroinnin päälle heti alkumetreillä. Otsikkojen numeroinnille on oma valintansa Aloitus-valintanauhan Monitasoinen luettelo -valikossa.

Jos Wordin tarjoama perusmuotoilu alkaa liikaa nyppimään, tai muuten sinua jo polttelee ajatus nähdä tuotostasi lähempänä lopullista ulkoasuaan, niin on aika lähteä muokkaamaan tyylejä. Alapuolen kuvassa on painettu hiiren oikeaa näppäintä Otsikko 1 -tyylinapin päällä. Aukeavasta valikosta voidaan nyt valita Muokkaa.

Muokkaa tyyliä -ikkunassa pääsee Muotoile-valikon kautta.
tekemään jo joitain perusasetuksia tyyliin. Voit esimerkiksi vaihtaa käytettyä fonttia, fontin kokoa, rivitystä yms. Tarkemmin asioihin pääsee vaikuttamaan kuitenkin ikkunan vasemmassa alalaidassa olevan

Kuvassa alla näkyy teksti, jota käytin esimerkkinä kirjoittaessani tämän blogin loppuun. Sitä voi verrata blogin lopussa olevaan versioon.

Muotoile-valikon Fontti-valinta avaa Fontti-ikkunan, josta siis pääsee muokkaamaan tyylissä käytettävää kirjasinta. Olen nyt tätä kautta valinnut päätason otsikkotyyliin asetuksen Kaikki isolla.

Kappale-asetuksissa voidaan määritellä tasusta, sisennystä ja välistystä. Esimerkiksi kuinka iso väli jätetään ennen ja jälkeen tällä tyylillä kirjoitettua tekstiä. Tekstin käsittely -välilehdellä on lisää valintoja. Sieltä saa esimerkiksi päälle vaihtoehdon, että kyseinen tyyli alkaa aina uudelta sivulta. Tämä voisi tulla kysymykseen esimerkiksi juurikin pääotsikkojen kanssa. Eli jos halutaan, että uusi pääotsikko alkaa aina puhtaalta sivulta, niin sen saisi päälle tuolta.

Esimerkissä Normaali-tyylille on laitettu tasaus päälle kumpaankin reunaan.

Koska laitoin Normaali-tyylille päälle tasauksen kumpaankin reunaan, niin joistain tekstiriveistä saattaa tulla suurivälisiä ilman tavutusta. Käsin tavuviivoja EI SAA laittaa. Ne jäisi-vät kui-ten-kin kummitte-lemaan tekstin sekaan. Käytä siis Sivun asettelu -välilehdeltä löytyvää Tavutus/Automaattinen tavutus vaihtoehtoa.

Lopuksi vielä esimerkkinä käyttämäni tekstipätkä uudistettujen tyylien kanssa.

Osanvaihto ja sivunumerointi, olkaa hyvä!

Miten sainkaan sivunumeroinnin alkamaan vasta sisällysluettelon jälkeen?

Erilaisiin tarpeisiin on usein olemassa valmiita mallipohjia. Esimerkiksi oppilaitokset tarjoavat valmiin mallipohjan opinnäytteen tekemistä varten. Joskus voi kuitenkin tulla vastaan tilanne, että homma pitää hoitaa itse, tai sitten onnistuu tuhoamaan käyttämästään mallista siihen rakennetun sivunumeroinnin ja homma pitää korjata.

Erityyppinen sivunumerointi (tai numeroimattomuus) saadaan aikaan osanvaihdon avulla. Osanvaihto tehdään siirtämällä kursori sen sivun loppuun, jonka jälkeen sivunumeroinnin tyylin halutaan vaihtuvan. Sitten Sivun asettelu -välilehdeltä löytyy Vaihdot-valikko, josta valitaan Osanvaihto ja tässä esimerkissä Seuraava sivu (sen takia kursori siis edellisen sivun loppuun).

Sivunumerointi on sivun ylä- tai alatunnisteessa joten kaksoisnäpäytetään vaikka kakkososan ylätunniste auki. Kuvassa näkyy osan 1 alatunniste (Footer Section 1) ja osan 2 ylätunniste (Header Section 2). Esillä on Ylä- ja Alatunnisteen Muotoilu-valintanauha ja siinä näkyy kakkososan ylätunnisteelle aktiivisena painike Linkitä edelliseen. Samaten kakkososan ylätunnisteen oikeassa alareunassa on teksti Sama kuin edellinen. Tämä tarkoittaa, että osat seuraavat toisiaan. Eli jos kakkososaan määritellään sivunumerointi, niin sama sivunumerointi ilmestyy myös ykkösosaan. Tämä yhteys pitää katkaista. Paina siis Linkitä edelliseen -painike pois päältä jolloin Sama kuin edellinen -teksti häviää.

Nyt voidaan lisätä sivunumerointi. Pysytään osan 2 ylätunnisteessa ja valitaan Sivunumero joko Muotoile-valintanauhan vasemmasta päästä tai sitten Lisää-valintanauhalta, kuten kuvassa. Olen kuvassa valitsemassa yksinkertaista numerointia sivun oikeaan reunaan. Tämä siis tarkoittaa, että numero tulee ylätunnisteeseen nuolen osoittamaan paikkaan ja nuolen alapuolella oleva soikio on vain näyttämässä sitä, että siinä on vain tyhjää, ei enää Sama kuin edellinen -tekstiä :)

Nyt asiakirjan sivunumerointi alkaa vasta osasta kaksi, mutta myös osan yksi sivut lasketaan mukaan. Samantyyppisellä taktiikalla voidaan lisätä myös vaikka roomalaisilla numeroilla numeroitu osuus alkuun ja taas eri osa liitteille loppuun. Ja kaikesta selvittiin ilman saksia ja liimaa :)

Postin edelleenlähetys

Postit toiseen osoitteeseen Outlook.com -osoitteesta

Postien välittämisen toiseen osoitteeseen saa päälle asetuksista. Siellä Sähköposti-asetuksissa Tilien alla on Edelleenlähetys. Edelleenlähetys voidaan asettaa päälle ja antaa kohdesähköpostiosoite. Oletuksena viestit poistetaan samalla Outlook.com -postilaatikosta, mutta halutessa voidaan laittaa Edelleenlähetettyjen viestien kopiot säilytetään -valinta päälle.

Huomioithan, että hommaa ei kannata yrittää kahdensuuntaiseksi. Eli kohdeosoitteesta ei sitten enää mitään edelleenlähetyksiä, ettei päädytä mihinkään internetin kaataviin ikiliikkujaposteihin :P